Notes de frais, avantages en nature, location : Comment financer l’équipement de ses salariés en télétravail ?

par Noémie El-Baz

L’année 2020 aura été marquée par un passage précipité de nombreuses entreprises au télétravail – un passage très souvent opéré au détriment du confort des salariés, dont la plupart ne disposent pas de logements équipés et adaptés au travail à distance. Le matériel de télétravail a aussi fait son entrée dans les débats.

Encadré par l’Accord National Interprofesionnel du 26 novembre 2020, le télétravail n’en reste pas moins soumis au code du travail et l’employeur reste tenu par la loi de “prévenir ses salariés des risques professionnels”, comme le détaille l’article L 4122.1 du code du travail : 

“Conformément aux instructions qui lui sont données par l’employeur, dans les conditions prévues au règlement intérieur pour les entreprises tenues d’en élaborer un, il incombe à chaque travailleur de prendre soin, en fonction de sa formation et selon ses possibilités, de sa santé et de sa sécurité ainsi que de celles des autres personnes concernées par ses actes ou ses omissions au travail.”

Au vu de cette obligation, comment accompagner, financer et équiper ses salariés efficacement pour leur permettre de travailler à distance ? Trois grandes options s’offrent aux employeurs aujourd’hui : 

  • L’achat de matériel par les collaborateurs, remboursés sous forme de notes de frais;
  • La subvention ou l’achat entier d’équipements par l’entreprise, qui les redistribue ensuite à ses salariés;
  • La location de produits et de services destinés à équiper les salariés pour le fonctionnement en télétravail.

Chacune de ces approches présente des avantages et des contraintes, autant en termes de sécurité pour les collaborateurs, qu’en ce qui concerne les coûts cachés, la fiscalité ou encore la culture d’entreprise. Nous vous proposons d’analyser dans cet article le pour et le contre des options qui s’offrent à vous, pour équiper vos salariés et les mettre dans de bonnes conditions de travail à distance !

Option 1, la note de frais pour équiper ses salariés en matériel pour le télétravail

L’une des premières solutions qui semble évidente aux employeurs, lorsqu’il s’agit d’équiper leurs salariés, est de passer par le système des notes de frais. Chaque collaborateur est donc laissé responsable du choix, puis de l’acquisition du matériel nécessaire pour équiper son lieu de télétravail.

Cette autonomie présente des avantages, chaque collaborateur étant libre de choisir du mobilier adapté à son domicile et ses goûts. Cependant, du côté de l’employeur, c’est une autre histoire ! 

Le système des notes de frais présente aussi des inconvénients, notamment le temps passé par chaque salarié à s’équiper. Par ailleurs, n’étant pas guidé dans ses choix de matériel, il est difficile de s’assurer que chaque collaborateur fasse des choix ergonomiques et adaptés à ses activités. Cette option impliquant une perte de maîtrise des achats, l’entreprise court le risque de déroger (involontairement) à ses obligations légales.

Par ailleurs, les notes de frais sont longues et coûteuses à traiter chaque mois – étant soumises aux cotisations sociales, elles impliquent un budget supplémentaire à prendre en compte du côté de l’employeur. 

Enfin, dernier risque lié à la note de frais : l’amortissement des coûts. Pour chaque nouveau collaborateur entrant, des coûts supplémentaires incombent à l’employeur. Pour chaque collaborateur quittant l’entreprise, l’investissement dans les équipements de télétravail ne peut être valorisé sur du long terme – un coût qui peut s’avérer non négligeable en fonction du nombre de collaborateurs dans l’entreprise !

💡 La bonne pratique. Si vous faites le choix de passer par les notes de frais pour équiper vos salariés, n’hésitez pas à leur envoyer un catalogue ou des suggestions de matériel adéquat en amont de leurs achats. Vous pouvez aussi exiger de valider toute dépense pour vous assurer que chaque collaborateur s’équipe de manière ergonomique ! 

Option 2 : Acheter ou subventionner du matériel adapté au télétravail pour équiper ses salariés

Une seconde pratique, plus avantageuse pour l’employeur, consiste à directement acheter, ou subventionner l’achat de matériel pour équiper ses salariés. Un catalogue est mis à disposition de chaque collaborateur, qui est libre de choisir le matériel le plus adapté à ses besoins. Cette option permet à l’entreprise de garantir l’ergonomie et la pertinence de chaque dépense, tout en maîtrisant mieux ses coûts ! En tant qu’employeur, le système d’un catalogue répondant aux normes réglementaires assure la bonne allocation des ressources budgétaires, pour les bons usages. 

Pour résumer, vous répondez aux mêmes normes de santé & sécurité que dans vos bureaux, et vos salariés sont correctement équipés ! 

En ce qui concerne la culture d’entreprise, c’est également un signal très positif envoyé à l’ensemble des collaborateurs, qui montre que leur employeur s’inquiète de leur fournir des conditions de travail optimales en toute circonstance.

Cependant, avec ce mode de fonctionnement, les équipements achetés appartiennent à l’entreprise, qui devient responsable de sa gestion de flotte. Et cette pratique peut rapidement devenir un véritable cauchemar pour les non-initiés. Il est nécessaire de pouvoir à tout moment récupérer les équipements chez un collaborateur qui déménage ou quitte la société, les stocker, les installer dans un autre domicile… Autant de prouesses logistiques qui, pour équiper une main d’œuvre éparpillée, prennent du temps et de l’argent. L’erreur de l’employeur dans ce cas de figure est de sous-estimer sa responsabilité de gestionnaire de flotte, une erreur coûteuse !

💡 La bonne pratique. Si vous optez pour un financement ou un co-financement du matériel de télétravail pour équiper vos salariés, vous pouvez traiter ces dépenses comme des avantages en nature. Cette pratique permet de se détacher des contraintes de gestion des équipements. Cependant, elle implique également une taxation moins avantageuse sur vos achats.

Option 3 : Passer par la location d’équipements divers pour accompagner ses salariés en télétravail et optimiser sa trésorerie

Last but not least, les employeurs ont également la possibilité de mettre à disposition de leurs collaborateurs un catalogue comportant une multitude de produits au télétravail, en modèle locatif. Cette approche permet de concilier la sécurité et le bon emploi des ressources de l’entreprise, à l’instar de l’option d’achat de matériel, tout en respectant et optimisant sa trésorerie. En effet, la location mensuelle rend possible le lissage sur une durée définie des dépenses liées à chaque collaborateur.

Cette option présente ainsi un intérêt fiscal non négligeable pour les entreprises, car les dépenses en location mensuelle peuvent être inscrites comme des charges dans son bilan annuel, et être déduites de l’impôt sur les sociétés. Par ailleurs, la facturation mensuelle implique une comptabilité simplifiée : tous les salariés sont regroupés sur une charge mensuelle unique.

La location est l‘option offrant le plus de flexibilité, à la fois pour l’employeur et le salarié. 

Du côté de l’entreprise, la gestion de la mobilité des collaborateurs est déléguée. Ainsi, pour chaque salarié qui quitte la société ou change de logement, la société de gestion se charge de récupérer le mobilier et de ré-allouer les ressources ailleurs. 

Chaque collaborateur, quant à lui, est libéré de la contrainte d’acquérir de nouveaux meubles pour une durée longue : l’abonnement mensuel permet de renvoyer ou d’échanger son mobilier et ses équipements à tout moment, en fonction de son contexte de travail. L’approche locative permet ainsi de limiter le gâchis ou les grosses dépenses inutiles, en recyclant le matériel et en l’intégrant dans une logique d’économie circulaire ! 

Un point de vigilance à garder en tête toutefois : ce modèle flexible peut devenir plus onéreux sur le long terme pour l’entreprise. En effet, le modèle locatif valorisant le service plutôt que le produit (les prestations liées à la logistique, à la gestion…), l’amortissement des équipements doit être pris en compte. 

Ainsi, la location ponctuelle d’équipements adaptés au télétravail s’adapte à la fois à un contexte de travail à distance ponctuel, mais aussi à des entreprises qui souhaitent valoriser l’agilité et la flexibilité de leur personnel.

Quel modèle d’équipement pour vos salariés en télétravail ?

Afin de choisir le modèle le plus adapté à votre contexte, n’oubliez pas de garder en tête l’ensemble des implications de chacun. Que cela soit l’amortissement de votre investissement, le développement d’une culture d’entreprise favorable au télétravail ou la sécurité de vos salariés, chaque paramètre aura un impact direct sur votre organisation et sa productivité.

NDFAchat / subvLocation
Sécurité🔴🟢🟢
Fiscalité optimisée🔴🟠🟢
Coût global🟠🟢🟠
Culture d’entreprise🟠🟢🟢

Au-delà de l’aspect matériel et pratique de cette démarche, l’équipement de vos salariés pour le travail à distance est une belle opportunité de renforcer les liens employeur – employés en vous positionnant comme un véritable partenaire du confort de vos collaborateurs !

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37 commentaires

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