Communication asynchrone et télétravail : les bonnes pratiques

par Noémie El-Baz

Depuis quelques mois, les études prouvant que les travailleurs à distance sont plus productifs que leurs homologues de bureau pleuvent. La rapide généralisation du travail à distance a en effet donné lieu à toute une pelletée d’articles traitant du sujet ! Et notamment, lorsqu’il s’agit d’apprendre les codes de la communication asynchrone, pour un télétravail plus efficace, il est difficile de faire la part des bons et des mauvais conseils.

Lorsque l’on parle des vertus du télétravail, l’argument gagnant, qui revient à tous les coups et à toutes les sauces, c’est que que travailler à distance permet de gagner beaucoup de temps (et de s’épargner au passage beaucoup de stress) en évitant les trajets aux heures de pointe pour nous rendre sur son lieu de travail. Et il est vrai que travailler de chez soi permet de se couper des distractions au bureau. Mais en réalité, cette hausse de la productivité et du bien-être ne se limite pas à une histoire de déplacement. 

Au contraire, si nous travaillons mieux à distance, c’est en grande partie grâce à la communication asynchrone. Cette pratique qui consiste à cadrer les moments d’échanges avec ses collaborateurs est en effet la norme du télétravail. Alors plutôt que de se demander si une entreprise devrait adopter le travail à distance, posons-nous une autre question. Comment les entreprises peuvent-elles mettre en place une communication plus asynchrone, que leurs équipes travaillent à distance ou non ?

Mais avant de décrypter les méthodes pour créer une dynamique de travail asynchrone et les outils nécessaires à cette transition, il est important de comprendre pourquoi la communication asynchrone permet de stimuler la productivité et l’épanouissement au travail

Qu’est-ce que la communication asynchrone? 

En termes simples, la communication asynchrone consiste à envoyer un message sans attendre de réponse immédiate. Elle va donc à l’inverse de la communication synchrone, qui consiste à traiter les informations en temps réel et à répondre immédiatement à toutes les sollicitations. 

La communication en présentiel, comme les réunions, est un exemple de communication purement synchronisée. Mais la communication numérique peut également être synchrone. : c’est le cas des visioconférences ou des chats en direct. Et plus globalement, de n’importe quel outil virtuel s’il est utilisé pour traiter l’information en temps quasi réel

Les avantages de la communication asynchrone en télétravail 

Travailler à distance a longtemps été synonyme de travailler dans des environnements peu adaptés pour une activité professionnelle. Ce qui implique des conditions de travail moins prévisibles, et des entraves à la productivité (enfants, voisins bruyants, travaux… ). La communication asynchrone dans un cadre de télétravail a ainsi le mérite de permettre aux collaborateurs de reprendre le contrôle sur leur gestion du temps !

Mais elle n’est pas uniquement bénéfique dans un contexte de télétravail. De nombreuses entreprises qui ont toujours des bureaux adoptent également une approche plus asynchrone de la collaboration, afin d’éviter à leurs collaborateurs d’être distraits ou interrompus dans leur travail. 

Parmi les principaux avantages de la communication asynchrone, figurent les plus reconnus : 

  • Plus de contrôle sur sa journée de travail. Dans un environnement asynchrone, les employés contrôlent la manière dont ils structurent leur journée. Ils peuvent ainsi tenir compte de leur style de vie et de leurs responsabilités ; 
  • Une communication de meilleure qualité (et moins de réponses trop spontanées). Si elle est plus lente, la communication asynchrone est aussi plus réfléchie et approfondie. Elle limite ainsi les va-et-vient inutiles ; 
  • Moins de stress. Communiquer de manière asynchrone (au lieu d’exiger une réponse ASAP) demande certes une meilleure planification de sa charge de travail. Mais elle créée aussi une forme de collaboration moins stressante, et donc plus productive ;
  • Un travail plus qualitatif. Les collaborateurs n’ayant pas à répondre rapidement à un flux continu de sollicitations, ils peuvent consacrer de plus longues périodes ininterrompues à leur travail ;
  • Tout le monde sur un pied d’égalité. La communication asynchrone rend les échanges entre tous les collaborateurs plus fluides : personne n’est désavantagé en matière d’accès à l’information. Pour une entreprise, c’est aussi l’opportunité de pouvoir étendre son bassin de recrutement, et de créer une équipe diversifiée. 

Comment construire une culture plus asynchrone au sein de son équipe ?

Le passage à la communication asynchrone ne se fait pas du jour au lendemain. Il nécessite en effet un changement profond. À la fois des outils, mais aussi des processus de travail, des habitudes et de la culture de votre organisation. 

Voici quelques étapes concrètes que vous pouvez entreprendre, individuellement et en tant que manager, pour entamer votre transition :

Sur-communiquez. Lors de l’envoi d’un message, incluez autant d’informations que possible, aussi bien à l’écrit qu’avec des outils visuels. Soyez clair sur ce que vous attendez de l’autre personne, n’hésitez pas à détailler vos attentes. Fixez une date limite à laquelle vous attendez une réponse / une action de sa part.

Planifiez à l’avance. Donnez à vos collaborateurs le temps de réfléchir à votre message avant de vous faire des retours.

Avant les réunions, lancez un fil de discussion ou un document commun. Partagez toutes les informations pertinentes et discutez des points clés avant la réunion afin que chacun puisse avoir une compréhension complète du sujet qui y sera abordé.

Après les réunions, documentez vos discussions et conclusions. Poursuivez votre fil de discussion, afin que les personnes qui n’étaient pas présentes puissent disposer de toutes les informations dont elles ont besoin. Vous pouvez même expérimenter l’enregistrement vidéo de vos réunions afin qu’elles puissent  «y assister» de manière asynchrone.

Désactivez les notifications. Prévoyez plutôt des plages horaires spécifiques pendant la journée pour consulter et répondre aux e-mails et aux messages.

Évaluez vos collaborateurs  en fonction de leurs résultats, et non de leur réactivité ou de leurs horaires travaillées. Abolir les heures de travail requises ou les exigences liées au présentiel permettra d’évoluer naturellement vers une communication plus asynchrone. 

Insistez sur la confiance, l’organisation, l’indépendance et la responsabilité. Sans ces valeurs, la communication asynchrone ne saurait fonctionner efficacement. En parallèle, définissez des attentes raisonnables à l’échelle de votre équipe en ce qui concerne les délais de réponse. Vous pouvez par exemple demander à vos collaborateurs qu’ils répondent dans les 24 heures.

Quels outils utiliser pour passer à la communication asynchrone ?

Selon votre entreprise et les caractéristiques uniques de votre équipe, différents outils peuvent être utilisés pour adopter un environnement de travail asynchrone. Parmi les plus efficaces, on retrouve : 

  • Les fils de discussion publics : pour de nombreuses équipes, Slack est devenu l’outil de communication asynchrone standard. Vous pouvez également vous tourner vers des outils comme Twist ou Threads pour faciliter les échanges entre les membres de votre équipe internationale. 
  • Les blogs : ce format permet à toute votre équipe d’accéder rapidement aux notes, documents et priorités de l’entreprise. Facile à partager et à consulter, le blog ne nécessite de plus aucune formation particulière. 
  • Les logiciels de gestion de projet : l’un des aspects les plus délicats de la gestion d’une équipe distante est la coordination des projets, en particulier lorsqu’ils sont urgents. Des outils comme Trello ou Airtable permettent de mieux organiser les tâches individuelles et collectives, de les attribuer aux bonnes personnes, et de les aider à respecter leurs délais. 

Quels que soient les outils que vous allez utiliser pour passer à la communication asynchrone, notamment en télétravail, pensez à établir des règles de communication avec votre équipe. Quand utiliserez-vous le chat en direct, les emails ou le téléphone ? En effet, certaines situations exigeront des échanges plus directs. C’est le cas des situations de team-building, des urgences, ou des réunions stratégiques (masterminds, etc.).

Vers des équipes complètement autonomes ?

Avec la généralisation de l’adoption en entreprise d’outils tels que Slack ou Teams, il est devenu plus facile pour les équipes travaillant à distance de communiquer entre elles de manière asynchrone. Et progressivement, nous nous sommes libérés de ce besoin constant d’être “synchronisés” avec l’ensemble de nos collaborateurs. 

Adopter les bons outils est donc un premier pas vers un environnement de travail asynchrone. Mais ces derniers ne fonctionnent que lorsque vous les utilisez avec le bon état d’esprit. 

Commencez par de petites étapes, notamment en changeant votre manière de traiter les emails ou les messages directs qui vous sont adressés. Fixez-vous des règles précises, pour vous libérer des heures entières chaque jour, pour vous consacrer pleinement à vos tâches à forte valeur ajoutée.

Chez Fleex par exemple, nous avons d’abord commencé par mettre en place l’outil Discord. Cet outil de communication venu du monde du jeu vidéo s’avère très adapté aux conversations d’entreprise. Grâce aux salles de réunion virtuelles, qui permettent d’échanger spontanément avec ses membres d’équipe, Discord fluidifie la communication à distance. Nous nous sommes ainsi créé des routines et des moments de partage réguliers. Par exemple, tous les midis pendant 15 minutes, pour faire un point ensemble sur les objectifs de la semaine. Chaque vendredi, de manière simultanée, nous partageons une activité. Une semaine sur deux, nous pratiquons une activité sportive. L’autre semaine est consacrée au partage d’une passion, un artiste, un livre avec l’ensemble de l’équipe. 

Par ailleurs, notre autre objectif principal était de rendre l’information accessible et transparente pour tous. En ce sens, nous avons créé un espace sur l’outil Notion, pour retranscrire les tâches et les avancées de chacun. En toute autonomie, chaque collaborateur peut ainsi suivre les missions et les projets des autres ! 

Enfin, nous nous rendons bien compte que le télétravail est devenu un vrai critère d’embauche. Tous les membres de notre équipe souhaitent télétravailler à minima 3 jours par semaine et sont répartis dans différentes régions françaises. C’est une nouvelle force qui ne manquera pas de gagner en importance dans les entreprises : offrir la possibilité aux collaborateurs de choisir un lieu de vie indépendamment de leur lieu de travail.

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