Interview de Maude Roger, Project Manager, et notamment en charge du projet Work From Anywhere.

PayFit est l’entreprise française qui digitalise et simplifie la gestion de la paie et des RH pour les PME. Lancée en 2016, la scale-up a levé 179 millions d’euros et est aujourd’hui implantée dans cinq pays en Europe (France, Allemagne, Espagne, Italie et Royaume-Uni). Elle compte à ce jour 550 employés qui accompagnent 5 000 entreprises dans la gestion de la paie et des ressources humaines.

TLDR : Les meilleurs tips et outils de Payfit pour bien réussir le remote

• Une politique “Work From Anywhere” avec deux grands axes : les PayFiters peuvent désormais travailler d’où ils veulent & les horaires de travail deviennent flexibles ;
• Un Playbook qui centralise les règles qui encadrent cette démarche et les réponses aux questions les plus fréquemment posées ;
• Un nouveau budget mensuel par PayFiter afin d’organiser des rituels et activités, ainsi qu’un budget de déplacement pour que chacun puisse retourner au bureau (dans le respect des contraintes sanitaires !) pour recréer du lien avec les équipes ;
• L’application Windoo pour l’organisation d’activités sportives, d’ateliers bien-être, de team building et de formations.

Pratiquiez-vous le télétravail avant la crise du Covid-19 ?

Avant la crise du Covid-19, chacun de nos collaborateurs bénéficiait d’un jour de télétravail par semaine, ou encore d’une semaine de télétravail dans l’un de nos quatre autres bureaux (Paris, Barcelone, Berlin ou Londres) tous les ans.

Le 14 mars dernier, nous avons dû prendre la décision de fermer nos bureaux et de passer en 100% télétravail. Ce premier confinement nous a permis de mieux comprendre l’impact du travail à distance sur nos collaborateurs. Très vite, nous nous sommes rendu compte que les collaborateurs étaient tout aussi efficaces et performants en télétravail, à condition d’être correctement équipés et accompagnés !

A la sortie du confinement, on a donc dû réfléchir au futur du travail chez PayFit. Quelle forme allait-il prendre ? Quelle expérience souhaitions-nous proposer à nos collaborateurs ? Comment dessiner la flexibilité de demain ?

Une chose était sûre, nos co fondateurs souhaitaient tout de même conserver nos 4 locaux : des lieux privilégiés pour accueillir les collaborateurs et maintenir le lien social. Ils devaient donc rester.

Avez-vous adopté une politique de télétravail ?

Oui, et plus précisément une nouvelle politique de travail ! Le confinement de l’année dernière a accéléré de nombreuses réflexions que nous avions déjà et a testé notre capacité d’adaptation. Cette période inouïe nous a permis de tirer beaucoup d’enseignements sur nos modes de travail. On a très vite décidé de créer une toute nouvelle organisation du travail en donnant pleinement confiance à nos collaborateurs.

Nous les avons ainsi tous inclus dans cette réflexion, en lançant un sondage pour mieux connaître leurs ressentis quant à un mode de travail plus flexible et sur l’importance du bureau. Ensuite, nous avons organisé des workshops avec les managers et les équipes. Nous avions prévu d’en faire 6 mais nos collaborateurs étaient très enthousiastes de partager leurs points de vues et leurs attentes. On a finalement organisé 38 ateliers dans 4 pays !

Les résultats ont confirmé notre intuition sur le fait que la flexibilité contribuait au bien-être et à la productivité des collaborateurs. Voici quelques exemples clés :

• 91% d’entre eux se sentiraient plus épanouis dans un cadre de travail plus flexible ;
• 79% se considèrent plus productifs dans un cadre de travail plus flexible ;
• 78% s’imaginent bien travailler en dehors de leur lieu de travail ;
• 59% préféreraient être dans une organisation “remote first” (le télétravail est la norme et le bureau est un lieu de travail comme un autre).

On a donc officiellement lancé notre politique Work from Anywhere en juillet 2020.

Basée sur la responsabilité et la confiance, cette nouvelle politique permet à nos collaborateurs de bénéficier de plus de flexibilité :

• Nos salariés peuvent désormais travailler d’où ils veulent. Ils peuvent déménager, ou même changer d’endroit de travail quand ils le souhaitent !
• Les horaires de travail deviennent flexibles. Nos collaborateurs sont libres d’organiser leurs journées et de travailler lorsqu’ils se sentent le plus productif – tout en respectant le cadre légal.

Nous pensons que c’est en apportant de la flexibilité que nous pouvons maximiser l’épanouissement professionnel et personnel de nos équipes. Notre mission étant de “Make work a source of fulfillment”.

Notre Playbook centralise les règles qui encadrent notre démarche de flexibilité et les réponses aux questions les plus fréquemment posées par les salariés.

Voici des exemples de règles que l’on a mis en place :

• Le Work From Anywhere n’est pas une politique 100% remote : le bureau est un lieu de travail comme les autres. Nos salariés peuvent travailler chez eux, au café, à l’étranger, à la campagne, etc ;
• Quand les conditions sanitaires le permettront, l’idée est de retrouver les équipes au moins une fois par mois afin de maintenir notre culture ;
• Le Work from anywhere, à l’étranger, sur une durée inférieure à 6 mois, n’implique pas de changement de contrat ou de salaire ;
• Chaque collaborateur peut adapter ses horaires pour être plus productif et plus épanoui.

Il est encore difficile de mesurer l’impact de cette politique, car nous ne sommes toujours pas revenus à une situation que l’on peut considérer comme normale. Les bureaux sont partiellement ouverts, et de nombreux espaces de rencontre sont encore fermés alors qu’ils sont un élément clé de notre politique !

Nous avons néanmoins fait un nouveau sondage en octobre dernier pour évaluer l’impact de cette politique et nous avons été très contents d’apprendre que 87% des employés étaient satisfaits et se sentaient plus épanouis avec cette nouvelle politique. C’était une superbe nouvelle et on continue de prendre le pouls de nos collaborateurs. Une chose est sûre, nous avons tous hâte de bénéficier au maximum de cette nouvelle politique quand les bureaux rouvriront et que nous serons libres de nous déplacer !

Comment est-ce que vous transférez votre culture à distance ?

Ça n’a pas toujours été évident de maintenir la culture à distance, surtout que notre culture s’appuie beaucoup sur les événements et rencontres physiques : séminaires, soirées, BBQ Test (NDLR, plus de détails sur ce format ci-dessous), petits déjeuners d’accueil, etc. Il a donc fallu instaurer de nouveaux rituels en ligne et communiquer plus activement. 

Nous avons mis à disposition des PayFiters un booklet partagé avec plein d’idées de rituels, de jeux et d’animations. Chaque manager et PayFiter, avec le soutien de notre Happiness Manager, sont ensuite responsables de créer des rituels online et offline (quand ce sera possible !) pour ponctuer la vie des équipes. Quelques exemples :

• Repenser les événements en physique. Nous repensons nos BBQ Test. C’est un test que l’on organisait après la phase des entretiens pour les candidats retenus afin qu’ils aient l’opportunité de pouvoir rencontrer l’ensemble des PayFiters lors d’un afterwork organisé une fois par semaine. C’est super important de continuer à le faire à distance dans la mesure du possible !
• Budget. Nous mettons à disposition un budget mensuel par PayFiter afin que les managers puissent librement organiser des activités et rituels pour leurs équipes. Pour les PayFiters ayant décidé de vivre en dehors de la ville des bureaux uniquement, nous mettons en place  un budget de déplacement afin de couvrir le logement, le transport et la nourriture pour que les Payfiters puissent retourner au bureau (quand ce sera possible) et/ou assister à des rituels.
• L’onboarding. Nous refondons l’onboarding en mettant au point une nouvelle version qui prendra en compte la dimension “Work from anywhere”. Avant, on avait des petits déjeuners d’accueil, donc on essaye de mettre cela en place à distance. Bien accueillir et former nos nouveaux collaborateurs en télétravail est un gros enjeu pour toutes les entreprises aujourd’hui !

Bien que nous voulions favoriser la flexibilité, nous pensons que le maintien des échanges physiques sera essentiel à notre politique !

Sentez-vous l’envie des collaborateurs à revenir à une vie de bureau ?

Absolument ! On a tous très envie de se revoir et de revenir au bureau. Mais nous sommes convaincus que le rôle du bureau va changer. Les bureaux vont principalement devenir un lieu d’échange et de convivialité. C’est pour cela que nous sommes en train de repenser l’agencement des bureaux, des salles avec quatre types d’espaces :

• Des espaces pour les appels et les réunions, où le silence n’est pas requis ;

• Des espaces silencieuses pour les moments de concentration ;

• Des espaces de création atypiques pour favoriser la collaboration et l’innovation ;

• Des salles de réunion classiques.

On est aussi en train de mettre en place des outils digitaux pour la partie organisation des bureaux (indiquer sa présence, choisir sa place) mais aussi pour les rituels. Nous travaillons depuis début mars avec Windoo pour l’organisation d’activités sportives, d’ateliers bien-être, de team building et de formations. Chaque PayFiter peut également organiser sa propre activité (tournoi d’échecs ou lunch & learn par exemple). De même pour les HR managers qui organisent par exemple des random e-coffees dans leurs pays.

Nous avons encore beaucoup de choses à apprendre et il faudra rester vigilant, continuer à prendre le pouls de nos équipes afin que notre politique “Work From Anywhere” soit un succès ! Nous avons hâte de pouvoir l’évaluer quand nous aurons l’opportunité de retourner au bureau !

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À propos de Maude Roger

Maude travaille chez PayFit depuis décembre 2019 est aujourd’hui Senior Project Manager après avoir passé plus de 5 ans en marketing chez Bel.  

Elle adresse aussi bien des problématiques RH (mentoring, coaching, Work From Anywhere) que des projets visant à améliorer la productivité des équipes (Knowledge management & tooling optimization) en passant par la co-construction d’une communication interne permettant la réalisation d’une réelle politique de transparence auprès des employés.