Les conseils du remote : 360Learning

Interview de Stéphanie Escande, Senior HR Manager chez 360Learning

360Learning est une solution de Collaborative Learning utilisée par 1 200 clients en France et dans le monde, dont LVMH, AXA, Lego et Criteo. Créée par Nicolas Hernandez, Guillaume Alary-Raisonnier et Sébastien Mignot, 360Learning a levé plus de 50 millions de dollars depuis sa fondation en 2013 et emploie actuellement 200 salariés répartis entre ses bureaux de New York, Londres et Paris.

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TLDR : les bonnes pratiques de 360Learning pour faciliter l’adoption du télétravail dans son entreprise

🤝 donner le choix du remote et de ses modalités aux collaborateurs

💸 faciliter le passage au télétravail avec des budgets individuels adaptés

🧑‍💻 encourager une culture du remote by default

🧰 soutenir la culture avec les outils adaptés et des rituels qui incluent tous les collaborateurs

Avez-vous adopté une politique de télétravail ?

Chez 360Learning, la culture a toujours favorisé le télétravail, et notre mode de fonctionnement ainsi que les outils que nous utilisons facilitent ce mode de fonctionnement. Nous privilégions en effet le travail asynchrone, et organisons très peu de meetings. Nous formons d’ailleurs les collaborateurs qui nous rejoignent à ne pas organiser de réunions ‘pour rien’ ! En ce qui concerne le télétravail, donc, c’était déjà un usage dans notre entreprise. Nous pouvions déjà travailler plusieurs fois par semaine depuis notre domicile.

Mon rôle a été de formaliser notre politique vis-à-vis du télétravail. Le projet impliquait plusieurs volets : 

• la refonte de notre charte télétravail en 2020, pour cadrer l’aspect légal notamment
• la formalisation des processus et du support (logistique et financier) adéquats pour accompagner les collaborateurs en télétravail

Afin d’accompagner ces nouvelles modalités, une fois la charte télétravail refondue, nous avons procédé en plusieurs étapes clé :

• la communication de cette nouvelle charte aux collaborateurs
• la demande aux collaborateurs de choisir leurs modalités de travail une fois la crise sanitaire passée : télétravail complet, partiel, ou pas de télétravail du tout !

Les collaborateurs ont choisi leur option préférée, et j’ai fait des avenants individuels aux contrats. Nous avons fait le choix de fonctionner ainsi car nous sommes en pleine croissance. Nos bureaux devenaient petits et nous nous sommes posé la question de déménager – ce que nous n’avons finalement pas fait. Avoir une visibilité précise sur qui vient quand au bureau nous permet de mieux gérer la fréquentation de nos espaces, mais aussi de mieux calculer le budget alloué au remote ! 

Comment avez-vous défini le budget alloué au télétravail chez 360Learning ?

• 1ere étape : benchmark dans les entreprises françaises et américaines des politiques remote, du support, des budgets alloués ;
• 2eme étape: définition du budget possible à allouer 
• 3eme étape : définittion des lignes d’une nouvelle politique et d’un nouveau package qui prend en compte ces éléments. 

Désormais, si les collaborateurs choisissent de travailler en full remote, nos collaborateurs peuvent dépenser jusqu’à 2,400 euros par an en frais de télétravail (matériel, espaces de coworking, etc).

Avez-vous dû intégrer de nouveaux outils et méthodes de travail au quotidien des collaborateurs?

En termes de méthodes de travail, nous n’avons pas réellement rencontré de problème car nous avions déjà les bons outils et une culture d’entreprise propice au remote.

Pour ce qui est des outils de télétravail, chez 360Learning, tout passe beaucoup par la formation qui est notre cœur de métier ! Notre plateforme de collaborative learning se prête au travail en équipe à distance et nous l’utilisons au quotidien. Nous avons aussi développé une base de connaissances pour aider les collaborateurs dans leurs activités quotidiennes, par le biais par exemple de Trello.

Nous avons également implémenté un outil de réservation de places au bureau pour respecter les normes sanitaires et nous assurer que les locaux ne se retrouvent pas saturés. 

Quel impact le télétravail a-t-il eu sur votre entreprise et vos collaborateurs ?

Le télétravail a été très bien reçu par les collaborateurs. Pour mettre en place un cadre propice, nous avons privilégié le maintien du lien entre les collaborateurs, par le biais d’événements : 

• nous avons alloué un budget semestriel pour les événements d’entreprise ;
• mais aussi des budgets mensuels par équipe pour faire du team building.

Nous organisons aussi plein d’initiatives autour de la formation sur notre plateforme.

Mais également des événements sportifs, avec du yoga chaque semaine, un partenariat avec Gymlib… Nous essayons de faire en sorte que tout le monde puisse participer à chacune de nos initiatives, où que soient nos collaborateurs. C’est notre priorité

Nous avons chacun des virtual offices, une représentation virtuelle de nos bureaux. Les collaborateurs peuvent s’y balader et prendre un café virtuel avec les collègues qu’ils y croisent ! 

Quelles bonnes pratiques recommanderiez-vous aux entreprises qui veulent encourager le télétravail ?

Je pense que l’un de mes apprentissages principaux concerne le budget alloué au télétravail. La première itération nous a appris qu’il est bien plus souhaitable d’offrir à chacun un budget mensuel à dépenser comme ils le souhaitent. Plutôt que d’imposer un budget maximum à chaque article acheté, ce qui est plus difficile à suivre et contraignant pour les coordinateurs.

La coordination avec les équipes finance via des dashboards de suivi des dépenses et des budgets individuels a aussi été extrêmement importante pour nous aider à fournir le meilleur support à nos collaborateurs.

Et enfin, je pense qu’il a été avisé d’impliquer les collaborateurs dans la construction de notre politique télétravail dès le début, car ils sont aujourd’hui entièrement engagés dans le projet et ont été acteurs de leurs choix concernant leurs futurs modes de travail.

Plus généralement, à mon sens, les clés du succès relèvent du bon sens. Il faut avant tout se doter : 

• des bons outils 
• des bons process
• d’une solide culture de l’asynchrone

Pour ce qui est de 360Learning, nous communiquons désormais en interne que nous sommes une entreprise remote by default. Le télétravail est un premier choix, mais on peut choisir de ne pas fonctionner de cette manière via l’opt out. 

Le troisième pan de notre charte télétravail, sur lequel nous souhaiterions désormais avancer, est le work from anywhere. Nous aimerions permettre à nos collaborateurs de travailler de n’importe où en Europe (ou ailleurs), mais aujourd’hui nous faisons encore face à des contraintes légales et fiscales. 

A propos de Stéphanie Escande

Stéphanie Escande a rejoint 360Learning fin 2018. Elle a occupé au sein de l’entreprise plusieurs postes successifs avant de devenir Senior HR Manager. Son rôle comprend aujourd’hui plusieurs volets. Le premier, plutôt opérationnel, est celui de HR Business Partner. Stéphanie accompagne les collaborateurs, les coachs, et est garante de la mise place des performance reviews, du suivi des réunions CSE, des négociations, … Le second volet de ses activités concerne la responsabilité de projets ad hoc, notamment celui de diversité et inclusion et celui de la bonne mise en place des politiques liées au télétravail.