Les conseils du remote : Yousign

par fleex

Interview d’Alice Martinelli, Office Manager chez Yousign

Yousign est une solution française, créée en 2013, qui souhaite réinventer l’expérience de signature électronique. Elle fait partie d’une nouvelle génération de solutions numériques ayant pour ambition d’accompagner les PME de tous secteurs au travers d’une application de signature électronique simple d’usage et d’une puissante API facile à intégrer, permettant la création d’outils sur-mesure.

TLDR : Les meilleurs tips et outils de Yousign pour bien réussir le remote

🏢. Des bureaux totalement virtuels. En plus de leurs deux bureaux à Caen et Paris, Yousign a conçu des bureaux virtuels grâce à WorkAdventure by TCM et The CodingMachine. Chaque Yousigner crée son avatar et peut se déplacer dans ces bureaux virtuels, le Youniverse, pour aller prendre un café avec des collègues, se retrouver pour une réunion… Tout comme dans un vrai bureau !

👋 Un onboarding 100% digital. Yousign onboard ses nouvelles recrues durant 3 jours, et en ligne ! La startup connaît une croissance exponentielle et vient de passer la barre des 100 collaborateurs L’onboarding digital leur a permis d’être plus flexible et efficace ! Et depuis peu, il se fait sur Youniverse 🙂

🙋‍♀️🙋‍♂️ Team buildings en ligne. Grâce à des super prestataires comme Questions pour une Fine Bouche, Yousign a su renforcer la cohésion d’équipe lors de séminaires en ligne !

Comptez-vous pérenniser le télétravail ? 

Le télétravail a toujours été dans l’ADN de Yousign. Avant le premier confinement, nous avions 1/3 de nos effectifs qui étaient déjà en télétravail. Les deux tiers restants étaient répartis entre nos deux bureaux à Paris et Caen. Nous avions toujours offert la possibilité de faire du télétravail en fonction des besoins de chacun et cela ne changera pas. Notre équipe tech avait déjà l’habitude de travailler en remote pré-confinement. Aujourd’hui, le full-remote (télétravail total) est possible pour la plupart de nos postes.

Au temps du premier confinement, nous avions déjà heureusement mis en place beaucoup d’outils (Slack, Zoom, Notion, Discord pour les tech) ce qui nous a permis de transitionner vers le télétravail sans énormément de frictions. Nous croyons très fortement au pouvoir de la technologie pour simplifier les échanges à distance, et c’est justement ce que l’on offre avec la signature électronique !

Qu’avez-vous mis en place pour bien vivre le télétravail ?

En mars 2020, quand le télétravail est devenu obligatoire pour tous, nous avons décidé qu’il était primordial de se rapprocher de nos collaborateurs afin de bien les accompagner dans cette transition qui n’était pas évidente pour tous ! Avec notre Talent Acquisition Manager, nous avons fait le tour de nos 70 salariés afin de faire le point sur les besoins, les attentes et les craintes de chacun. Qui va potentiellement moins bien que les autres ? Qui sont chez eux avec des enfants et sans aide ? Qui n’a pas le matériel adapté ?

Les managers ont aussi pris part à cet exercice afin de s’assurer du bien-être des membres de leur équipe. On a eu des retours très positifs, prendre le temps de parler à chacun peut s’avérer simpliste mais beaucoup d’entreprises n’ont pas eu ce réflexe ! C’est un exercice que l’on va réitérer au déconfinement, car c’était un moment délicat pour beaucoup. Maintenant, c’est un process que l’on intègre dans l’onboarding des nouveaux arrivants.

Sur le plan matériel, on a voulu s’assurer que tout le monde était bien installé chez soi. Pour deux raisons principales, la première étant de maximiser le bien-être de nos collaborateurs. S’assurer qu’ils travaillent dans de bonnes conditions, qu’ils soient confortables chez eux et n’aient pas de problèmes physiques liés à leur installation en télétravail. C’est notre responsabilité en tant qu’employeur de s’assurer de la santé physique de nos collaborateurs en télétravail. La deuxième raison était d’apporter de l’équité afin que tous nos collaborateurs soient logés à la même enseigne.

Nous sommes convaincus que le bien-être des salariés ne passe pas seulement par des baby-foots et des snacks, surtout en télétravail ! Il a fallu donc repenser toute la culture d’entreprise à distance.

Un bureau totalement virtuel

En parlant de culture… Nous avons récemment lancé des bureaux totalement virtuels suite à un hackathon interne, et ça a révolutionné notre quotidien et la culture Yousign ! Nous souhaitions réinventer l’organisation du télétravail pour faciliter les échanges à distance. Grâce à Workadventure et The Coding Machine, nous avons conçu Youniverse, nos bureaux virtuels, avec nos salles de réunion, nos espaces détentes, un coin cuisine/cafet et d’autres éléments qui se rapprochent des bureaux réels. Chacun peut créer son avatar et est libre de le déplacer dans les bureaux virtuels de Yousign, comme on pourrait se déplacer dans un vrai bureau physique !

Youniverse a totalement transformé notre manière d’échanger ! Le gros point négatif du télétravail c’est la fin des échanges imprévus. Désormais, avec Youniverse, dès que je me fais un café chez moi et que je prends une petite pause, je déplace mon avatar dans la cuisine et je peux ainsi prendre mon café avec d’autres personnes !

Avant, on devait prévoir ce genre d’échanges et les provoquer. Aujourd’hui, on n’a plus besoin d’envoyer des messages sur Slack pour s’organiser. Cela a fluidifié nos échanges, j’ai eu l’occasion de parler à des collègues avec qui je n’aurais pas forcément eu le réflexe d’envoyer un message. C’est spontané, c’est ludique et ça stimule le contact de manière beaucoup plus naturel !

Un onboarding 100% digital

Chaque nouvelle promo arrive le premier mardi du mois et est onboardée durant trois jours et demi par des experts de chaque équipe. Et ça, 100% en ligne ! Nous avons lancé l’onboarding digital très tôt dans l’aventure Yousign, pour justement gagner en flexibilité et permettre à tout le monde d’y participer. Un an après la crise du Covid-19, on se rend compte que l’on a bien fait 🙂

Surtout que l’on recrute énormément ! Yousign connaît une croissance exponentielle et nous venons de passer la barre des 100 Yousigners. En 2018, nous étions 20, en 2019, 40 et en 2020, nous étions 70 salariés Yousign. Donc comme vous pouvez le voir, ça va très vite ! L’onboarding digital est un élément indispensable pour les entreprises qui grossissent rapidement, et qui veulent apporter un onboarding complet et efficace !

Le bonus ? Depuis janvier 2021, nous faisons les onboardings directement dans Youniverse ! C’est génial pour accueillir nos collaborateurs à distance tout en gardant le côté ludique de nos bureaux virtuels.

Des jeux et animations

Nous avons aussi mis en place des rituels pour garder le contact à distance :

  • Jeux en ligne : nous jouons beaucoup à Among Us, ou nous faisons des sessions de Skribbl en ligne.
  • Team Buildings : nous avons testé les séminaires en visio et avons été agréablement surpris par leur succès ! Nous avons fait une dégustation de vins avec un super prestataire “Questions Pour Une Fine Bouche“. Nous avons tous reçu chez nous un kit de dégustation avec une belle sélection de vin et des snacks et l’événement était animé par deux professionnels.
  • Réunion trimestrielle avec nos cofondateurs
  • Apéro en visio : avec une fréquence régulière, mais nous faisons attention que ce soit à l’initiative de tout le monde

Un dernier conseil ?

Pour passer en télétravail, nous nous sommes beaucoup inspirés des pratiques de notre équipe tech. La plupart pratiquaient déjà le télétravail avant la crise et donc ont partagé avec nous leurs meilleurs conseils pour vivre au mieux ce changement de méthode de travail. Ils utilisent par exemple Discord, un outil plus poussé que Slack qui permet des conversations et échanges plus naturels. Et ils nous ont donné beaucoup de conseils sur comment organiser sa journée en télétravail (faire des pauses), comment bien positionner son écran (au niveau des yeux pour éviter la fatigue), comment adopter une bonne posture (s’asseoir au fond de sa chaise, faire des exercices d’étirements et se lever régulièrement). Donc n’hésitez pas à recueillir les meilleurs conseils des pionniers du télétravail dans votre équipe !

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