Offboarding : Pourquoi et comment soigner le départ d’un collaborateur ?

par Laure Girardot

Quel que soit le départ d’un salarié – démission, licenciement ou rupture conventionnelle – le sujet reste délicat à gérer. Parfois même tabou. L’offboarding est fait à la va-vite faute de temps et de ressources. Pourtant, l’impact sur l’organisation du travail et la marque employeur n’est pas neutre : mauvaise réputation, perte d’efficacité, ambiance tendue, etc. Il faut donc formaliser le processus de départ car, comme l’onboarding, il fait partie intégrante de l’expérience collaborateur. Le but ? Assurer l’attractivité et la rétention des talents. Comment créer un processus serein et engageant pour le collaborateur, l’équipe et l’entreprise ? Quels sont les conseils en cas de télétravail ? Comment gérer de manière opérationnelle un offboarding ? Notre analyse.

Se quitter bons amis : un must have de l’expérience collaborateur

Paradoxalement, bien se quitter permet de mieux embaucher et, même, fidéliser ! En effet, un salarié qui quitte son entreprise dans de bonnes conditions, sera plus enclin à communiquer positivement sur son ex-employeur. On sait que 38% des employés licenciés partagent des avis négatifs sur leur ancien employeur. Or, l’avis des “anciens” comptent. Que pensent-ils de votre entreprise ? Comment en parlent-ils en ligne ? Les notations telles que Glassdoor en sont un parfait exemple : elles envoient un signal aux candidats : 52 % des demandeurs d’emploi consultent les réseaux sociaux ou les sites internet des entreprises pour évaluer leur réputation. Par ailleurs, il ne faut pas minimiser un phénomène important : le « boomerang rehire », à savoir le fait de réintégrer un ex-salarié. Sur les cinq dernières années, 85 % des professionnels des RH ont reçu des candidatures d’anciens salariés et 40 % d’entre eux ont donné suite à la moitié des demandes. Pourquoi s’en soucier ? Ces cas de réintégration représentent un recrutement à faible coût pour l’entreprise. Les personnes ont déjà été familiarisées avec le mode de fonctionnement de l’entreprise ce qui accélère le recrutement et l’onboarding. Pour créer cette relation hors-les-murs sereine, la première étape est d’éviter de bâcler leur sortie !  

5 conseils pour un offboarding réussi de vos salariés

5 tips pour un offboarding engageant

1 – Organiser un parcours de sortie rythmé

Pour assurer un offboarding efficace, pas de place pour l’improvisation. Il faut créer et partager une feuille de route claire avec tous les acteurs. Listez les grandes étapes à suivre à la fois administratives, managériales et RH. Quid des livrables à remettre et des échéances à suivre ? À savoir, les différents entretiens avec la RH, le feedback avec le manager, les dossiers administratifs à remettre, le suivi entre les étapes… Le digital reste un support crucial pour éviter la perte de temps et d’énergie : un SIRH permet d’automatiser un certain nombre de tâches liées à l’offboarding et de proposer des notifications personnalisées. L’enjeu ? Rassurer chacun sur ce qu’il a à faire et donner de la visibilité pour préparer la suite en interne, pour l’équipe, ainsi qu’en externe, pour le salarié.

2 – Ne pas minimiser le rôle du manager dans la passation

Au niveau systémique, n’oublions pas qu’un départ bouscule toujours une équipe et, par ricochet, l’entreprise. Le manager doit juguler ces effets collatéraux grâce à une bonne gestion de la passation. Ses objectifs ? Rassurer ses équipes, organiser la dynamique de continuation, éviter les conflits qui polluent les relations. Pour cela, une passation s’organise de manière collaborative ! Concrètement ? Avec vos collaborateurs, ceux qui restent et ceux qui partent, organisez cette phase transitoire dans les meilleures conditions. Quels sont les projets à prioriser ou à risque selon eux ? De quoi ont-ils besoin ? Comment répartir la charge ? C’est aussi le moment de profiter des opportunités qu’offrent ce changement. Interrogez les équipes sur le poste vacant : faut-il modifier le périmètre ou encore répartir les missions autrement ? Autre piste intéressante, notamment pour (re)souder l’équipe, il peut être opportun qu’elle co-construise un guide pour faciliter l’intégration de la future recrue : répertorier les bonnes pratiques inhérentes au poste et celles plus générales, mettre en avant la culture d’entreprise, les valeurs… Autre volet à ne pas omettre, plus informel : organiser ensemble le pot de départ de la personne qui s’en va.

3 – Soigner la sortie avec un entretien de sortie en bon et due forme

Chaque collaborateur a joué un rôle singulier dans l’entreprise. Le départ est un moment clé pour lui témoigner de la reconnaissance tant sur ses compétences que sur ses réalisations. Formalisez cet entretien, c’est important. Inversement, la personne qui part a sûrement des feedbacks intéressants à vous soumettre pour améliorer l’entreprise. Écouter et recueillir ses idées permet aussi d’améliorer le recrutement futur. En complément de ces échanges individuels, certaines entreprises organisent des sessions collectives pour accompagner le départ des futurs ex-salariés. Par exemple, Bouygues télécom organise des sessions d’aide à la recherche d’emploi pour les alternants et stagiaires afin de maximiser leurs chances de mener une transition positive.

pour un onboarding réussi, organiser un entretien de départ du collaborateur

3 – Rédiger une “to-do list” administrative aux petits oignons

Tout changement professionnel amène avec lui son volet de formalités administratives. À la fois stressant et chronophage, l’enjeu de l’employeur est de faciliter la vie de ses employés ! Le secret ? Une liste claire et partagée avec toutes les démarches indispensables : récupération du matériel, clôture de comptes administratifs et financiers, remise des documents de fin de contrat, portage de la mutuelle et de la prévoyance, remboursement des derniers frais engagés, solde de tout compte, certificat de travail, etc. Communiquez-la bien au salarié pour qu’il puisse suivre l’avancement du parcours administratif. En complément, n’hésitez pas à proposer “un petit plus” avant le départ : dans les cas où c’est possible, rédigez une lettre de recommandation sans attendre que la personne ne le demande. C’est souvent un sujet délicat à aborder donc, prendre les devant est une belle preuve d’empathie. Pensez aussi à écrire des références sur LinkedIn, l’impact est très positif pour les employés et les ex-employeurs. 

4 – Entretenir la flamme grâce au réseau d’Alumni

Aujourd’hui, toute entreprise s’inscrit dans un écosystème auquel elle doit prêter attention. Ces Alumni ou ces anciens en font partie ! Certaines entreprises ont mesuré l’importance de maintenir ce lien en créant un réseau d’anciens. Le fonctionnement ? Elles animent leur communauté en les invitant à intervenir auprès de leurs équipes pour échanger sur des bonnes pratiques ou pour parler des différents parcours. Adecco compte 1500 alumni dans son réseau qui se retrouvent autour de réunions régionales mais aussi lors d’événements informels (Roland Garros). Ceci exige pas mal d’organisation, c’est pourquoi, il est aussi possible de commencer par animer son réseau d’anciens via LinkedIn. Félicitez la transition professionnelle ou la promotion d’un ancien est très simple aujourd’hui. Autre idée : vous pouvez créer une newsletter dédiée à cette cible avec des informations exclusives sur l’entreprise et les anciens.

5 – Offboarding à distance : la difficile gestion des équipements

Le télétravail s’installe dans le paysage professionnel. Du moins, le modèle hybride est clairement en rodage. 38% : c’est le pourcentage de salariés du secteur privé en télétravail fin 2021. Ils étaient 30% en 2019. Dans cette configuration, la gestion de l’offboarding est d’autant plus critique. Les points de vigilance majeurs faute de “contacts physiques” ? Le désengagement prématuré du salarié sortant, une séparation trop brutale, des oublis administratifs ou encore une transition mal préparée avec les équipes. Ses effets collatéraux doivent être évités car les coûts financiers et humains sont bien trop élevés. Des solutions digitales existent pour organiser la gestion du parcours d’offboarding à distance : espace dédié, notification, RDV en ligne, partage de document… Sur le volet matériel spécifiquement, qui reste une charge non négligeable pour les RH ou l’office manager, s’appuyer sur un accompagnement clé-en-main est essentiel. Fleex, par exemple, propose un processus simple et externalisé permettant la récupération ou le rachat du matériel des collaborateurs. De quoi se concentrer sur l’essentiel : la relation avec eux avant le départ !

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