La science cachée derrière l’engagement des équipes à distance

par Noémie El-Baz

Communiquer efficacement à distance et engager ses équipes : un enjeu de taille, contre lequel de nombreuses entreprises se sont cassé les dents ces derniers temps ! Ces dernières années, de nouveaux outils dédiés au travail à distance ont fait leur apparition, propulsés sur le devant de la scène par le contexte de pandémie. 

Néanmoins, et comme toute nouvelle ressource, la maîtrise de ces outils implique chez chaque individu une courbe d’apprentissage plus ou moins rapide, et un cadre d’onboarding facilitant leur assimilation. 

C’est promis, cet article ne tournera pas une énième fois autour du sacro-saint triptyque Zoom – Slack – Notion (même si la combinaison de ces outils peut s’avérer redoutablement efficace !). Au contraire, nous avons souhaité creuser le fond du sujet : les mécanismes qui influencent l’engagement des collaborateurs en travail à distance, et les outils qui permettent d’appliquer ces mécanismes efficacement.

Zoom fatigue et burnout : pourquoi la communication en équipe à distance est-elle parfois si compliquée ?

Avez-vous déjà entendu parler de la Zoom fatigue ? Ce nouveau phénomène baptisé d’après l’outil de visioconférence Zoom par nos homologues anglophones secoue en effet le monde du travail depuis quelque temps. La Zoom fatigue est définie par le Psychiatric Times comme “la fatigue, l’inquiétude ou l’épuisement associés à la surutilisation des plateformes de communication virtuelles.”

À l’origine de ce nouveau syndrome des temps modernes, selon la neurophysiopathologie : la sous-sollicitation de certaines régions de notre cerveau impliquées dans la récompense, moins de dopamine sécrétée par nos neurotransmetteurs, qui cause une baisse de concentration et de vigilance.

Ainsi, on peut citer plusieurs éléments inhérents à la visioconférence qui ont un impact direct sur la capacité d’attention de chaque individu :

  • Les délais audio et bugs vidéo, qui rendent les échanges plus lents et parfois laborieux ;
  • L’absence de contact visuel direct, dès que la conversation dépasse 2 interlocuteurs ;
  • La difficulté à lire le langage corporel des autres participants.


En parallèle, la science identifie des “facteurs aggravants” dûs à un mode de vie plus sédentaire : moins d’activité sportive et moins d’interactions sociales ont pour conséquence directe d’amplifier la fatigue ressentie, qui peut aller jusqu’au burn out si des solutions ne sont pas mises en place pour l’atténuer.

Repenser les échanges à l’aune du travail à distance

Au cœur du sujet de la communication à distance, donc, repose l’enjeu de l’engagement (qu’il soit individuel ou collectif). Comment transposer les modalités du présentiel à un cadre entièrement digital ? Comment mettre en place les conditions d’une cohésion d’équipe, lorsque les collaborateurs sont répartis aux quatre coins du globe ? 

La solution repose avant tout sur la mise en place de règles de travail et de processus efficaces, s’appuyant sur des outils performants. Nous vous partageons ci-dessous quelques-unes des grandes règles à suivre.

La toolbox de la communication à distance : quels outils et méthodes d’engagement ?

Mettre en place un système de gestion de projet solide

Lorsqu’elles commencent à travailler à distance, certaines équipes peuvent être tentées de tout gérer de manière asynchrone, en privilégiant emails et outils de messagerie instantanée. Mais cette stratégie risque de brouiller les canaux de communication et de de fragmenter le partage de l’information. Au point parfois de niveler l’accès au savoir et de créer un déséquilibre en interne. 

Pour les managers, il peut par ailleurs devenir difficile de maintenir un suivi efficace des projets et des missions de chacun. Et lorsque la transparence sur les activités de chaque membre d’une équipe n’est pas assurée, la crise de confiance peut vite venir briser la dynamique collective !

Pour éviter une telle situation, l’adoption d’outils de gestion de projet pensés pour le travail à distance est essentielle. Ainsi, des logiciels comme Basecamp peuvent s’avérer extrêmement utiles pour offrir une vision globale des objectifs et un suivi précis des missions de chaque collaborateur. 

Se méfier des distractions et du multitasking

On pourrait penser qu’à domicile, les distractions durant la journée de travail sont moindres : adieu brouhaha constant de l’open space, collègues venant vous solliciter en permanence pour un conseil, une idée ou une pause café, ou encore trajet interminable pour arriver au bureau. 

Mais pourtant, les stations de travail à distance amènent elles aussi leur lot de difficultés : équipement inadapté et peu confortable, manque d’espace, membres de la famille peu discrets, animaux de compagnie collants…


D’autant plus que chez soi, la ligne entre vie professionnelle et vie personnelle se fait plus fine : qui n’a pas déjà lancé une machine chez soi entre deux visioconférences, ou profité d’un moment de répit dans la journée pour aller faire des courses de proximité ?

C’est le second grand danger lié à la pratique du travail à distance : la volonté (certes très humaine) de faire toujours plusieurs choses à la fois – autrement dit, de s’adonner au multitasking. Car plus nous réussissons à caser de nouvelles choses dans un emploi du temps déjà bien rempli, plus nous ressentons cette sensation de productivité. Mais malheureusement, cette impression est erronée : la recherche montre que faire plusieurs choses à la fois nuit à la performance. Jongler avec plusieurs sujets pourrait d’ailleurs coûter jusqu’à 40% de productivité !

Alors si vous vous ennuyez durant une réunion, et que vous ressentez l’envie d’aller traiter quelques emails en parallèle, réfléchissez-y à deux fois : certaines études semblent affirmer que la mémoire à court-terme est impactée négativement par une activité multitâche.

Créer des moments de gamification durant les échanges

Au-delà de la création d’un cadre pour assurer un suivi efficace des missions de chacun dans l’organisation, et éviter les entraves à la productivité, il existe un troisième grand challenge à relever pour travailler correctement à distance : celui d’engager chaque participant aux visioconférences. Loin du cadre classique du présentiel, difficile de maintenir l’attention de ses interlocuteurs et de s’assurer que personne n’a décroché ! Alors pour créer de l’engagement et embarquer l’ensemble des participants d’une réunion virtuelle, les codes de la gamification sont une option imparable. 

La gamification désigne l’adoption des mécanismes du jeu, dans des contextes non ludiques. Cela peut passer par exemple par l’attribution de points ou de badges pour des actions données, ou par la mise en place de compétitions et de classement… Les techniques de jeu sont extrêmement efficaces, car elles exploitent les désirs naturels des individus de socialisation, d’apprentissage, de maîtrise, de compétition, de réussite, de statut, d’expression de soi, d’altruisme… Des besoins fondamentaux qui ne demandent qu’à être alimentés ! Et certains outils ont déjà intégré efficacement cette technique. C’est ainsi la promesse de Slides With Friends, un logiciel SaaS permettant de construire des présentations multimédia avec lesquelles les participants d’une visioconférence peuvent interagir, par le biais d’ice breakers, questionnaires, jeux-concours, quizzes, enquêtes en temps réel… 

Les tactiques d’engagement en ligne sont multiples. Mais avant de construire votre système et votre politique de télétravail, il est essentiel de cerner la nature des enjeux auxquels votre équipe est confrontée : sont-ils organisationnels ? Humains ? Ont-ils trait aux processus en place ou aux outils adoptés par votre équipe ? C’est en proposant des solutions adaptées à la nature de ces défis que vous pourrez créer un système efficace et solide de travail à distance.

En résumé : afin de bien gérer la collaboration et l’engagement de vos collaborateurs à distance, n’hésitez pas à mettre en place les étapes suivantes :

  • Étape #1 : Effectuer un diagnostic avec votre équipe et cerner la nature de vos besoins (créer un système et des processus, renforcer le lien humain…)
  • Étape #2 [Organisationnel] : Lister l’ensemble des tâches, responsabilités et livrables de chacun des membres de l’équipe
  • Étape #3 [Organisationnel] : Transférer ces éléments dans un système de gestion de projet auquel l’ensemble des collaborateurs ont accès, afin d’afficher de manière transparente ce sur quoi chacun travaille
  • Étape #4 [Organisationnel] : Inciter les collaborateurs à ne travailler que sur une chose à la fois, en se ménageant des créneaux horaires durant lesquels ils déconnectent leurs outils de messagerie et de communication
  • Étape #5 [Organisationnel] : Organiser des points fréquents en équipe pour s’assurer que tout le monde soit au même niveau d’information
  • Étape #6 [Relationnel] : Intégrer systématiquement des éléments de gamification dans vos moments d’équipe et vos interactions professionnelles
  • Étape #7 [Relationnel] : Réfléchir ensemble aux événements et aux routines qui pourraient efficacement fédérer l’équipe à distance

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