Office manager : rôle, missions, salaires et évolutions du métier

par Loïc Souvignet

Petit nouveau de l’univers RH et facilities, le métier d’office manager est un rouage essentiel de l’entreprise. Entre l’assistant de direction, le responsable des services généraux et le gestionnaire RH, le métier d’office manager est un métier polyvalent de plus en plus présent dans les startups et les PME/PMI. Bien que le métier soit récent, les office managers sont confrontés à une multitude de nouveaux enjeux, notamment liés à l’hybridation du travail.
Dans cet article, nous allons voir quel est le rôle de l’office manager, ses missions, leurs évolutions. Nous nous intéresserons ensuite aux softskills nécessaires, aux salaires et aux formations requises pour occuper le poste.

Le rôle de l’office manager

À la frontière entre les services généraux  et la gestion administrative, le métier d’office manager est un emploi polyvalent. Il a pour principal rôle d’assister le CEO sur toute la partie administrative, en interne avec les équipes, ou en externe avec des prestataires. L’autre aspect important de son rôle est la gestion des opérations. Il doit s’assurer du bon fonctionnement de l’entreprise et de coordonner équipes et prestataires pour s’assurer que les salariés travaillent dans les meilleures conditions possibles.

Les missions de l’office manager

Dans ce paragraphe, nous allons voir que la polyvalence est un atout clé de l’office manager. Ses tâches sont variées et s’articulent atour de quatre types de missions.

La gestion administrative

La première des missions de l’office manager est de décharger le CEO ou la direction de certaines tâches administratives. C’est un rouage essentiel de la transmission d’information entre le CEO et des tiers (en interne avec le personnel ou en en externe avec des prestataires ou partenaires). Cette première mission s’apparente au travail d’assistance de direction. 

La gestion du matériel et des équipements

La seconde mission essentielle est de s’assurer que tous les salariés travaillent dans de bonnes conditions. Parmi ces attributions, on trouve les achats de fournitures, la logistique, la gestion des systèmes de sécurité ou des droits d’accès, l’entretien des bâtiments (chauffage, électricité, propreté). Autre élément crucial dont nous reparlerons un peu plus loin dans cet article : la gestion du matériel et des équipements pour les salariés.  

La gestion de projet et les évènements

Plus l’office manager est expérimenté, plus les missions peuvent se complexifier. Dans certaines entreprises, ils peuvent prendre la casquette de chef de projet, notamment sur les sujets liés au bien-être au travail ou à l’engagement des collaborateurs. Ce la peut se traduire par la mise en place d’actions au bureau ou en offsite. Par exemple, beaucoup d’office managers organisent les séminaires ou les divers évènements de leurs entreprises.

La facturation et le suivi budgétaire

Enfin, il pourra aussi avoir des missions liées au suivi de facturation ou au reporting budgétaire. Il a en charge du suivi de ses prestataires et le pilotage du budget d’office management. Dans les plus petites entreprises, le suivi de facturation peut s’étendre à d’autres services que le sien.

l'office manager s'occupe aussi du matériel et des équipements en télétravail des salariés

Comment évoluent les missions de l’office manager avec le travail à distance ?

Avant l’avènement du télétravail, tous les besoins des employés étaient gérés au sein et depuis le siège de l’entreprise. Ordinateurs, chaises, bureaux, snacks, ou encore café étaient choisis pour les employés en fonction des contraintes des locaux et livrés au siège. Les commandes se faisaient en gros. Mais avec le travail a distance, les employés sont dispersés, mais les besoins, eux, n’ont pas changé. Ce qui rend le travail des Office Managers beaucoup plus compliqué. Aujourd’hui, ils doivent prendre en considération chaque collaborateur individuellement, ainsi que ses besoins spécifiques. Et peu importe que les équipes soient distribuées partout en France ou en Europe. Il se doit de s’adapter et de trouver des solutions pour chaque collaborateur. C’est pour répondre à ce besoin que Fleex permet aux offices managers de gérer les besoins d’équipements des salariés à distance.

Les soft skills de l’office manager

Une des principales qualité attendue d’un office manager, c’est son sens du relationnel. Son rôle de soutien aux équipes opérationnelles en fait souvent le point d’entrée des demandes des salariés. La rigueur et la fiabilité sont aussi des soft skills déterminants pour occuper ce poste. En contact avec de nombreux interlocuteurs internes comme externes, le métier d’office manager nécessite une rigueur certaine dans le suivi des projets et des dépenses. Il est aussi un bras droit du CEO, et à ce titre, il se doit d’être parfaitement fiable pour son dirigeant. Enfin, l’office manager peut avoir des responsabilités au niveau de la facturation et du suivi budgétaire, un solide goût pour les chiffres (et la négociation) est un gros plus. 

Un éventail de salaires assez large

Difficile de donner une idée précise du salaire d’un office manager. Les tâches déléguées peuvent grandement varier d’une entreprise à l’autre. Le niveau d’expérience est aussi déterminant pour évaluer le salaire d’un office manager. En début de carrière, les salaires sont autour de 30k€ brut. Avec un peu plus d’expérience et de responsabilités, le salaire et peut atteindre les 50k€.

Quelle formation pour devenir office manager ?

Le métier d’office manager étant assez récent, il n’existe pas, à proprement parler, de formation spécifique à l’office management. Cependant, ils sont nombreux en poste à être titulaires d’un diplôme de bac +2 comme BTS assistant de manager, le BTS assistant de direction, le BTS assistant de gestion PME-PMI.
Pour les postes avec de plus larges responsabilités, une formation supplémentaire en management ou en ressources humaines peut être exigée.

Pour finir, sachez qu’il existe de multiples solutions pour aider les offices managers dans leurs tâches quotidiennes. Une solution d’office management permet souvent de gagner un temps considérable et de se focaliser sur les tâches à forte valeur ajoutée.

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