Mettre en place le télétravail dans votre entreprise en 8 étapes

par Loïc Souvignet

Pendant la pandémie, beaucoup de dirigeants ou de managers se sont un peu sentis pris de court pour mettre en place le télétravail dans leurs entreprises. Outils, équipements ou management peu adaptés, la mise en place du travail à distance s’est parfois avérée être un casse-tête pour les employeurs. Chez Fleex, tous nos clients ont mis en place le télétravail au sein de l’organisation. Nous sommes donc aux premières loges pour voir quelles sont les bonnes pratiques pour mettre facilement et simplement le télétravail en place dans son entreprise. Voici les 8 étapes qui nous paraissent indispensables pour satisfaire employeur et salariés.

Étape 1 : Pourquoi mettre en place le télétravail

C’est LA question à se poser. Avant de se lancer dans le comment mettre en place le télétravail, il est important de s’interroger sur le pourquoi de la mise en place du télétravail dans son entreprise.

Les avantages du télétravail sont nombreux : être plus attractif au niveau du recrutement, améliorer la qualité de vie au travail des salariés, répondre à des enjeux business avec des équipes distribuées en local par exemple.

En fonction de votre réponse, le type d’organisation hybride à mettre en place pourrait varier.  

Étape 2 : Recueillir les besoins de ses salariés

Chez Fleex, nous avons l’habitude d’échanger avec nos clients à propos de leurs organisations. Après plusieurs échanges avec des entreprises de différentes tailles, la méthode de construction d’une politique télétravail en accord avec les valeurs de l’entreprise se rapproche de ça :

  • Envoi d’un questionnaire pour comprendre au mieux les envies des salariés : récolte de feedbacks sur la politique de télétravail, récolte des besoins des employés.
  • Création d’un groupe de travail – spécifiquement au sein des équipes RHs et Office Manager pour analyser ces résultats.
  • Proposition, avec le groupe de travail, une solution qui vous semble optimale au vu des informations récoltées.

Étape 3 : Définir un cadre à la mise en place du télétravail

Ensuite, il vous faudra communiquer auprès des équipes et/ou des partenaires sociaux vos retours pour vérifier que la solution proposée correspond bien à leurs attentes.

Cette communication peut faire l’objet de négociations et de modifications. Une fois la politique télétravail définie, il vous faudra formaliser tout ceci afin de le communiquer à vos équipes.

accord ou charte de télétravail

Plusieurs options s’offrent à vous : 

  • la charte télétravail
  • l’accord télétravail 

La charte de travail se différencie de l’accord télétravail par son caractère non contraignant. Ces deux documents ont principalement pour but d’énoncer les grands principes de la mise en place du télétravail dans l’entreprise. Doivent y figurer les modalités d’accès au télétravail (délai de traitement de la demande, critères, dates, etc.), les conditions d’exercice du télétravail (plages, horaires, droit à la déconnexion), les modalités d’accès aux personnes handicapées. Peuvent aussi figurer dans ce document les conditions d’équipements en matériel des équipes à distance ou la politique de financement de ces équipements.

Enfin, il est important d’expliquer ce changement d’organisation au sein d’un dispositif de réorganisation globale. Quelque-soit le rythme de télétravail choisi, cela peut avoir des conséquences sur la réorganisation spaciale des bureaux physiques, le choix de nouveaux outils plus collaboratifs, de solutions de bien-être ou d’équipements pour travailler à distance. De nombreux changements que nous allons aborder dans la suite de cet article.

Étape 4 : Recruter en fonction de cette nouvelle organisation hybride 

L’embauche d’un nouveau salarié est toujours une étape importante. Lorsqu’il s’agit de recruter des équipes en semi ou full remote, les attentes envers le candidat peuvent être un peu différentes. Vos collaborateurs à distance doivent faire preuve d’une grande autonomie car ils ne sont pas sous la supervision directe de leur manager. Outre leurs compétences et l’autonomie dans le travail, la communication est également un sofskill très recherché pour les équipes à distance.

Mais la bonne nouvelle dans tout ça, c’est que votre entreprise ne dépend plus de sa zone géographique (surtout celles qui mettent en place le télétravail à plein temps) pour recruter de nouveaux collaborateurs. Plus de souci de localisation à proximité du bureau, de temps de transport, votre capacité à recruter la bonne personne est presque sans limite.

Enfin, certaines entreprises changent même complètement leur processus de recrutement pour les adapter à leurs besoins à distance et trouver le remote worker parfait  !

Étape 5 : Adapter ses process au management à distance 

Le management à distance est la pierre angulaire d’une bonne mise en oeuvre du télétravail. L’isolement et le fait de se sentir déconnecté du reste de l’entreprise est un des risques majeurs de la mise en place du télétravail. Le désengagement des équipes peut avoir un impact très dommageable sur la santé de l’entreprise. Selon une étude du groupe Apicil, le désengagement des salariés couterait 14 580€ par an et par salarié.

Alors, comment s’y prendre pour maintenir l’engagement de vos équipes à distance ?

  • Organisez des réunions d’équipe mensuelles pour entretenir la notion d’équipe 
  • Organisez des réunions individuelles 1:1 pour instaurer un moment d’échange personnalisé
  • Organisez des réunions mensuelles à l’échelle de l’entreprise pour faciliter le partage d’informations 

Si une partie seulement de votre équipe est à distance, il est essentiel que vous vous assuriez qu’elle est incluse et reconnue lors de ces échanges. Pour finir, vos salariés en télétravail ont aussi besoin d’occasion de se sociabiliser en dehors du cadre du travail. Séminaires, team building ou évènements virtuels : tout ce qui est susceptible de créer et de renforcer des liens au sein de l’équipe est bon à prendre. 

Étape 6 : Renforcer la communication et la documentation dans l’entreprise 

La communication est essentielle dans n’importe quel contexte professionnel, et c’est d’autant plus vrai lorsqu’on parle de mettre en place une organisation en télétravail. 

Heureusement, à l’ère du web 3, il est plus facile que jamais de rester connecté, où que se trouvent vos employés dans le monde. La plupart des entreprises avec des équipes à distance établissent des process de communication clairs, qui se dessinent la plupart du temps autour de 3 axes : 

  • Les messageries internes comme Slack ou Discord pour les communications entre équipes. 
  • L’email pour la communication externe (clients, prestataires).
  • Les fonctionnalités de commentaires ou de questions via des outils de gestion de projets (Asana, Trello par exemple).

En établissant des processus de communication, vous vous assurez que tout le monde est sur la même longueur d’onde, sait comment se joindre et peut répondre rapidement. C’est une des bases du travail asynchrone et de la gestion de projets à distance.

La documentation est aussi un point clé de la communication à distance et de la mise en place du télétravail. En documentant sa manière de faire, ses résultats et les moyens de les obtenir, chaque salarié de l’entreprise peut accéder à l’information quand il le souhaite. Plus besoin de déranger ses petits collègues pendant leurs réunions ou leurs temps de repos. Pour cela, la plupart des entreprises ayant adopté un modèle hybride utilisent Notion ou Tettra. 

Étape 7 : Fournir les outils nécessaires au télétravail

Vous venez de le lire dans le paragraphe précédent, des outils comme Slack, Discord, Asana ou Trello peuvent faciliter la communication et la gestion de projets à distance.

Pour chacune de vos équipes, il existe des outils SaaS pour collaborer facilement à distance. Tout votre travail est dans un cloud, personne n’a de fichier sur son disque dur local et chacun peut contribuer au projet depuis son lieu de travail en temps réel.

Pêle-mêle, nous pouvons citer Figma pour les équipes design, Hubspot ou SEMRush pour les équipes marketing ou encore Github pour les développeurs.

Ce type d’outils fera gagner un temps fou à vos salariés et leur faciliteront grandement la collaboration avec leurs collègues. C’est un des garants de la réussite de la mise en place du télétravail dans l’entreprise.

Étape 8 : créer ou développer une culture d’entreprise forte à distance

La culture d’une entreprise désigne à la fois les valeurs qu’elle revendique et leurs déclinaisons au quotidien. C’est en quelque sorte le socle commun qui unit les salariés. La culture d’entreprise régit aussi les interactions entre les salariés, l’ambiance de travail et les rituels dans l’entreprise.
À distance, il est parfois plus compliqué de maintenir ces rituels ou de continuer à valoriser les bonnes pratiques dans l’entreprise. Comme au bureau, des équipes en remote ont besoin de petits rituels et de déclinaisons quotidiennes de ce qui fait que votre entreprise est unique. Tout ceci peut se construire en présentiel, au bureau, en off-site mais aussi à distance. Moments dédiés à mieux connaître ses collègues, café ou goûter virtuel, évènements virtuels ou simples échanges informels sont autant de manières de développer cette culture.

Voilà, vous avez désormais toutes les clés en main pour mettre en place le télétravail dans votre entreprise sans stress. Gardez bien en tête que la mise en œuvre d’une politique télétravail a un impact sur de nombreux aspects du quotidien. Au-delà des outils et des équipements nécessaires, le passage à une organisation hybride implique de revoir certains process importants de l’entreprise comme le management, la communication et la culture de l’entreprise.

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