Gérer son onboarding à distance : misez sur la dématérialisation !

par Pauline Dubois

Après les phases de sourcing et de sélection, l’onboarding est l’une des étapes récurrentes dans la vie de toute entreprise qui se porte bien !

Onboarder à distance est (re)devenu la norme en cette rentrée 2022 et avec cela, sa dose de documentation à signer et/ou parapher pour officialiser la prise de poste du nouveau collaborateur.

Dans cet article, l’équipe de Yousign vous propose quelques clés de compréhension afin d’alléger cette phase – ô combien cruciale – de l’onboarding.

C’est quoi l’onboarding ? 🧑‍🚀 

Le processus de recrutement s’achève par l’intégration du nouveau collaborateur dans votre société, aussi bien le délai entre le moment où le candidat accepte l’offre d’emploi et son arrivée officielle dans l’entreprise, que ses premiers pas, une fois “à bord” !

Tout ce processus qui consiste dès le départ à créer des synergies avec votre nouvelle recrue est un moment stratégique pour la marque employeur. Encore plus lorsque ce processus s’opère à distance.

Veillez alors à bien accueillir ce nouvel employé, le mettre à l’aise, lui donner les bases pour bien débuter l’aventure : 

  • votre relation avec lui/elle n’en sera que meilleure pour la suite,
  • vous vous assurez une bonne rétention des talents (projetez-vous sur du moyen / long-terme). 

Une personne bien accueillie et qui se sent rapidement intégrée à la culture d’entreprise (macro) ainsi qu’au sein de son équipe (micro) aura certainement envie de rester plus longtemps à vos côtés.

💡 Un exemple d’attention : pourquoi ne pas préparer un kit de bienvenue comprenant un carnet de bord, des goodies ou tout autre support susceptible d’accompagner l’onboardé.e lors de sa première semaine !?

Quels processus cela implique-t-il ?

Qui dit onboarding, dit aussi série de tâches administratives – soyons honnêtes – plus ou moins agréables à réaliser…

Comme nous le disions, c’est LE moment réservé à l’accueil du nouveau collaborateur, poser un cadre et débuter son intégration, mais… c’est aussi le moment de régler les détails administratifs afin de clarifier son statut conformément au droit du travail et aux conventions collectives en place.

Quels documents faudra-t-il signer ? (liste non exhaustive)

  • le contrat de travail,
  • la fiche de poste,
  • l’employee handbook,
  • la mutuelle,
  • une clause de confidentialité,
  • des timesheets,
  • des autorisations,
  • ou encore une charte de droit à la déconnexion !

Tout cela varie en fonction du poste visé et du secteur d’activité où l’onboarding se joue.

Si le processus est mené de manière manuscrite, cela peut en décourager plus d’un car c’est bien souvent compliqué, pénible et fastidieux.

Pour résumer : les recruteurs doivent faire preuve de beaucoup d’agilité et de rapidité pour sécuriser les profils convoités, car ils ne resteront pas longtemps sur le marché du travail. 

Pourquoi dématérialiser ?

En dématérialisant vos processus administratifs : 

  • vous supprimez les points de friction inhérents au papier et contribuez à réduire drastiquement votre marge d’erreurs liée à la signature manuscrite,
  • vous permettez à ce nouveau salarié de gagner en autonomie et de pouvoir se concentrer sur ce qui est essentiel : son intégration avec ses pairs et sa prise de connaissance du poste,

👀 D’ailleurs,

Chez Yousign, tout l’onboarding est digitalisé et automatisé pour gagner en temps, en efficacité et en confort afin d’alléger l’expérience à bord de la nouvelle recrue.

La seule chose qui diffère entre un onboarding en présentiel et un onboarding à distance c’est le temps d’échanges informels que les nouveaux peuvent avoir avec les équipes sur site dès leurs premiers jours, et bien évidemment notre afterwork d’accueil ! “

— Linh-An Le Oc Mach, Workplace Experience Manager

La signature électronique au service de vos équipes RH

Il existe fort heureusement de nombreuses solutions digitales qui vous permettront de rationaliser cette partie administrative.

Nous vous proposons un focus sur la dernière étape du processus de recrutement : la signature !

La signature électronique offre la possibilité de signer tous ces documents (cités plus haut) 100% en ligne, à savoir : sans impression, scan ou renvoi par voie postale, extrêmement risqués et chronophages.

La signature électronique est un procédé technique et juridique permettant d’apporter consentement et approbation à des documents numériques.

Elle répond à des critères précis et réglementés à l’échelle européenne et nationale lui conférant une valeur légale reconnue

  • l’identification de la personne qui signe, 
  • la preuve de consentement du signataire,
  •  la garantie de l’intégrité du document.

Pour en savoir davantage, nous vous invitons à consulter l’article de notre blog sur les 3 niveaux de signature électronique.

Revenons à nos moutons !

Concernant l’onboarding, la signature électronique sera un allié de premier plan pour :

  • fluidifier et accélérer le process d’embauche,
  • gérer en temps réel vos procédures de signature,
  • réduire le temps du collaborateur sur des tâches à faible valeur ajoutée,
  • mettre en place des flux de signature automatisés pour simplifier le processus !

Hé oui, à outils égaux et compétences égales, ce qui peut donc faire pencher la balance en votre faveur pour un candidat que vous convoitez, est la signature électronique.

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