Les conseils du remote : Spendesk

par Noémie El-Baz

Interview d’Agnes Chauvigny, Head of People chez Spendesk

Créée en 2016 par Rodolphe Ardant, Jordane Guily et Guilhem Bellion au sein du start-up studio eFounders, Spendesk compte aujourd’hui plus de 40 000 utilisateurs dans des entreprises en pleine croissance telles que Algolia, Amboss, Curve, Doctolib, Gousto, Raisin, Sezane, Wefox. La société a levé 68,5 millions de dollars à travers deux tours de table menés avec Index Ventures.

TLDR : Les meilleurs tips et outils de Spendesk pour bien réussir le remote

  • Des “remote champions” pour partager les meilleures pratiques en télétravail (outils à utiliser, méthodes de travail…)
  • Evaluer le cultural fit pendant le process d’entretiens afin de s’assurer que les talents vont bien fitter avec les valeurs de Spendesk, ce qui renforce la culture de Spendesk en remote
  • Offrir un budget mensuel Zen à tous les collaborateurs, qu’ils peuvent dépenser avec leur carte Spendesk, pour qu’ils puissent prendre soin d’eux (yoga, meditation, équipements de sports, livres, jeux…)
  • Moka.care : pour permettre à tous les Spendeskers de bénéficier d’un accompagnement de psychologues, coachs et thérapeutes certifiés

Avez-vous adopté une politique de télétravail ?

Chez Spendesk, nous avons toujours été remote-friendly. Mais la crise du Covid-19 nous a incité à préciser notre politique de télétravail afin que nos collaborateurs aient plus de flexibilité et de choix.

Le full-remote (télétravail à 100%) est désormais disponible pour tous nos collaborateurs qui le souhaitent. S’ils décident de prendre cette option, nous recommandons de revenir 10 jours par trimestre au bureau (si possible bien sûr !) pour participer aux événements, aux teams buildings, aux all hands meetings… Nous avons donc mis en place un budget pour permettre à nos collaborateurs de revenir pour les moments clés.

L’autre option que notre politique encadre est le bureau par défaut tout en ayant la flexibilité de faire du télétravail à la convenance de chacun. Cela peut-être deux jours au bureau par semaine, ou plus, chaque équipe s’organise en fonction des différents besoins.

Avez-vous mis en place des animations pour rythmer le télétravail ?

Oui, beaucoup ! Au début du premier confinement en mars 2020, on a très vite mis en place beaucoup d’activités et d’animations. Le confinement a été un choc pour tous et on voulait garder le contact. Depuis, on a réduit le rythme des activités car on ne veut pas non plus que ça empiète sur la vie personnelle de nos collaborateurs, mais ça nous a fait beaucoup de bien au début !

Quelques exemples de ce que l’on a mis en place :

  • Random coffees trois fois par semaine
  • Tous les jeudis : notre ‘beer time‘ pour se retrouver autour d’un verre sur Zoom !
  • #ShareYourMeal challenge. Nos Spendeskers partagent des photos de leurs dîners et le reste de l’équipe vote pour les meilleurs. Le gagnant partage ensuite sa recette afin que l’on puisse tous la répliquer !
  • Séminaire virtuel avec des speakers externes inspirants (que l’on dévoilait à la dernière minute pour l’effet surprise !), des cours de cuisine avec un budget pour les courses en fonction des recettes, workshops en petits groupes, et en finissant avec un pub quiz géant avec toute l’équipe, 250 personnes, sur Zoom ! On a eu de très bons retours.
(Crédit photo : Spendesk)

Vos meilleures pratiques pour bien vivre le remote ?

Rappeler aux collaborateurs de se déconnecter en fin de journée ! En remote, quand la chambre fait office de bureau, quand on travaille dans la cuisine ou dans le salon, c’est très difficile de séparer la vie pro et la vie perso. On oublie de prendre des pauses et on à tendance à travailler (beaucoup) plus tard le soir. Il a donc fallu que l’on soit très attentif à ces nouveaux risques et besoins en sondant nos collaborateurs et en prenant le pouls de manière régulière. Nous encourageons les Spendeskers à faire des pauses, à mettre dans leurs agendas des moments conviviaux avec leurs collègues, et à bien s’organiser afin de ne pas passer toute la journée à travailler, sans bouger.

Nous avons pris des actions concrètes pour aller dans ce sens.

Nous avons offert un budget mensuel Zen à tous nos collaborateurs, qu’ils pouvaient dépenser avec leur carte Spendesk, pour qu’ils puissent prendre soin d’eux. Avec ce budget, nos collaborateurs ont pris des cours de méditation, de yoga, acheté des équipements de sport, des livres, ou l’ont même utilisé pour apprendre une nouvelle langue. L’objectif étant d’inciter nos collaborateurs à se déconnecter et à se relaxer en dehors du boulot !

Les meilleurs outils pour le télétravail ?

Spendesk est une entreprise tech donc nous avions la chance d’avoir déjà mis en place la plupart de ces outils avant le passage au remote. Mais une chose est sûre, on a intensifié leurs usages depuis !

Slack : le plus évident ! On a créé de nouvelles channels tels que #remote pour partager nos meilleurs tips pour bien réussir le télétravail. Nous l’avons même utilisé pour partager nos set-ups de télétravail en photo !

Zoom : pour se voir à distance. Nous avons créé une room Zoom qui est ouverte 24/7 pour que nos collaborateurs puissent se retrouver autour d’un café de manière spontanée.

Notion : pour tout le knowledge interne. Nous avons intensifié son utilisation depuis le premier confinement et avons créé une culture de documentation. Tout est écrit, tout est documenté et comme ça tout le monde est au même niveau d’information, en remote ou non.

Loom : très utilisé par nos équipes sales et customer success, on utilise Loom maintenant dans toute la team Spendesk afin de communiquer visuellement de manière asynchrone. C’est très utile pour par exemple expliquer un concept à quelqu’un de manière rapide et ça évite un énième message sur slack.

15Five : pour la performance management. Cet outil nous permet d’améliorer la reconnaissance entre collaborateurs et de recueillir du feedback. L’outil indispensable de l’équipe people!

Moka.care : nous mettons à disposition de nos collaborateurs Moka.care afin qu’ils bénéficient, s’ils le souhaitent, d’un accompagnement de psychologues, coachs et thérapeutes certifiés. Un service qui a beaucoup de sens en cette période incertaine que l’on vit tous.

Avez-vous fait face à des challenges dans cette transition vers le télétravail ?

Bien transférer sa culture d’entreprise alors que l’on est en hyper-croissance et soudainement en full remote a été un challenge, c’est sûr ! C’est pourquoi à la fin de l’été dernier nous avons lancé un projet afin de redéfinir les valeurs et la culture de Spendesk. Nous avons fait un gros travail de recherche et avons parlé à beaucoup de nos collaborateurs afin de bien les spécifier.

Nos valeurs sont désormais intégrées dans tous nos process. Et notamment dans nos process de recrutement, qui incluent une étape de ‘cultural fit’ afin d’évaluer le fit du candidat aux valeurs et à la culture de Spendesk. Nous avons aussi formé les recruteurs et team leaders à cette étape et avons mis en place un système de certification d’entretiens.

Donner l’option d’être remote c’est génial mais il faut que l’on s’assure, encore plus que jamais, de l’adéquation entre la personne et notre culture. Car être loin de ses collaborateurs n’est pas toujours facile mais si on est similaire et partage les mêmes valeurs, cela facilite la communication et la collaboration et on débute la relation en étant déjà proche, dès le premier jour.

Nous avons aussi repensé notre onboarding pour qu’il soit 100% en ligne. Cela a été un challenge de basculer sur un format en ligne, mais grâce à nos outils et une équipe très agile, nous sommes arrivés à un résultat dont nous sommes plutôt satisfaits, et on a des retours très positifs de nos nouveaux arrivants. Pour bien transférer notre culture et valeur on a préparé un programme d’onboarding remote avec :

  • Les goodies Spendesk envoyé à la maison du collaborateur le jour J
  • Pendant le call kick-off du lundi, nous réservons un moment spécial pour accueillir les nouveaux et leur demander de se présenter.
  • Un call d’introduction sur Zoom avec notre CEO Rodolphe pour parler de l’histoire et la culture de Spendesk
  • Des vidéos témoignages des anciens et des moins anciens de Spendesk qui expliquent très concrètement nos valeurs
  • Un buddy onboarding pour leur présenter tous nos outils (les pages notion qu’il faut consulter, les channels Slack qu’il faut joindre, les bureaux virtuels etc)
  • Une photo de promo d’onboarding prise sur Zoom. Avant on prenait une photo de groupe, maintenant c’est sur Zoom, et ça marche tout aussi bien 🙂 
(Crédit photo : Spendesk)

A propos d’Agnès Chauvigny

Agnès Chauvigny est Head of People chez Spendesk. Après des expériences dans des agences de recrutement spécialisées dans les profils IT et tech et aussi dans des entreprises comme Criteo où elle était HR Business Partner pendant 4 ans, Agnès a rejoint Spendesk en 2019 en tant que première RH de l’entreprise.

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