Privacy policy

Lors de votre consultation du site fleex.com et app.fleex.com (ci-après le « Site »), nous sommes amenés à recueillir des données à caractère personnel vous concernant.
Le but de cette charte est de vous informer sur les modalités selon lesquelles nous traitons ces données.
1. Responsable de traitementa
• BAHOUSE, Société par actions simplifiée
• RCS Saint-Quentin n° 881 330 823
• Siège social : 120 BIS RUE CAMILLE DESMOULINS 02100 SAINT-QUENTIN
(ci-après : « Nous »)
2. De qui collectons-nous des données ?
Nous collectons les données des personnes suivantes:
• Les représentants de nos clients ;
• Les salariés des clients ;
• Les visiteurs du Site ;
• Les candidats à un poste chez Nous.
vous »)
3. Quelles données collectons-nous et à quoi servent-elles ?
Vos données sont traitées pour répondre à une ou plusieurs des finalités suivantes : 
Informations personnelles des utilisateurs de la plateforme : 
Adresse mail : à des fins d’identification de connexion, suivi de commande et livraison, réponse à toutes les demande de support et d’assistance, envois de message d’information des évolutions de la plateforme (fonctionnalités et produits disponibles), envoi de contenu type newsletter et messages promotionnels.
Prénom, Nom, numéro de téléphone : suivi de commande et livraison, réponse à toutes les demande de support et d’assistance, envois de message d’information des évolutions de la plateforme (fonctionnalités et produits disponibles).
Adresse personnelle (et détails), Code postal et Ville : livraison des commandes passées sur la web app app.fleex.com
4. En quelle qualité traitons-nous vos données?
Nous traitons vos données à caractère personnel en qualité de responsable de traitement, c’est-à-dire l’entité qui détermine les finalités et les moyens des traitements.
5. Quelle est la base légale du traitement ?
La fourniture de vos données à caractère personnel peut être nécessaire : 

• à l’exécution d’un contrat auquel la personne concernée est partie ou à l’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (par exemple, quand vous vous inscrivez sur notre Site et que vous acceptez nos conditions générales d’utilisation et en cas de sollicitation pour un travail chez nous) ;
• au respect d’une obligation légale applicable qui nous est applicable (par exemple, en matière de comptabilité, de fiscalité, etc.) ;
à la poursuite de nos intérêts légitimes (ou à ceux d'un destinataire de données).
Nous vous demandons votre consentement préalable, libre et informé avant de procéder au traitement de certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, à chaque fois que le traitement de vos données implique une cession de vos droits à l'image).
La fourniture de certaines de vos données à caractère personnel (par exemple, vos données d’identification personnelle, etc.) conditionne notre capacité à vous fournir notre service ou mener nos activités.
Les conséquences possibles liées à la non-fourniture de vos données à caractère personnel pourraient inclure notre incapacité à vous fournir notre service ou réaliser nos activités ou une violation dans notre chef d’une ou de plusieurs obligations en vertu des législations applicables (par exemple, les législations comptables et fiscales).
6. Qui sont les destinataires des données ?
Les destinataires suivants sont susceptibles de recevoir ou d’avoir accès à certaines de vos données à caractère personnel (uniquement si cela est nécessaire à l’exercice de leur mission) :
• les membres de notre personnel en charge du suivi commercial et administratif ont accès aux données d’identification personnelle, aux données d’identification professionnelle et aux données de contact de nos utilisateurs, de nos clients et des représentants de nos clients ;
• les membres de notre équipe en charge du suivi de nos fournisseurs ont accès aux données d’identification personnelle, aux données d’identification professionnelle et aux données de contact des représentants de nos fournisseurs ;
• nos conseillers juridiques et avocats ont accès à certaines données à caractère personnel des personnes concernées dans le cadre d’opérations de restructuration de nos activités ou de litiges.
Le cas échéant : les services chargés du contrôle (commissaire aux comptes notamment), les organismes publics, exclusivement pour répondre à nos obligations légales, les auxiliaires de justice, les officiers ministériels et les organismes chargés d’effectuer le recouvrement de créances pourront avoir accès à vos données personnelles.
Nous confions le traitement de certaines de vos données à caractère personnel à des sous-traitants uniquement dans la mesure nécessaire pour réaliser leurs missions et conformément à nos instructions écrites et à la Législation sur la Protection des Données Applicable. Nos sous-traitants sont nos prestataires de logistique et d’envoi des commandes, prestataire d’hébergement des données et prestataire d’envoi des newsletters.
Dans le cas d’une opération de restructuration (par exemple, une opération de financement), nous sommes susceptibles de transmettre certaines données à caractère personnel concernant un nombre limité de personnes concernées vers une partie tierce impliquée dans l’opération (par exemple, une banque) conformément à la Législation sur la Protection des Données Applicable.
7. Comment gérons-nous nos sous-traitants ?
Nous prenons les mesures adéquates pour veiller à ce que nos sous-traitants traitent vos données à caractère personnel conformément à la Législation sur la Protection des Données Applicable.
Nous veillons entre autres à ce que nos sous-traitants s’obligent à ne traiter des données à caractère personnel que sur nos instructions, à ne pas engager un autre sous-traitant sans notre autorisation préalable, à prendre les mesures techniques et organisationnelles adéquates pour garantir la sécurité des données à caractère personnel, à garantir que les personnes autorisées à accéder à des données à caractère personnel soient soumises à des obligations adéquates de confidentialité, à restituer et/ou détruire les données à caractère personnel qu’ils traitent aux fins de leurs services, à se conformer à des audits et à nous fournir une assistance pour assurer le suivi des demandes de personnes concernées quant à l’exercice de leurs droits par rapport à leurs données à caractère personnel.
8. Quelle est la durée de conservation des données ?
Nous veillons à ce que vos données à caractère personnel ne soient conservées que pour une durée n’excédant pas celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.
Nous conservons les factures et autres documents comptables (qui sont susceptibles de reprendre certaines de vos données à caractère personnel) pendant une période de dix (10) ans suivant la date de leur émission conformément à la loi comptable. Ces documents comptables peuvent, le cas échéant, contenir certaines données d'identification personnelle, certaines données d'identification professionnelle et certaines données de contact.
Finalité
Fournir nos services disponibles sur notre Site 
Base légale
Exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande et/ou exécution d’un contrat que vous avez souscrit
Durées de conservation
Lorsque vous vous êtes créé un compte : vos données sont conservées pour toute la durée de votre compte et augmentée d’un délai de 3 ans à compter de la suppression de votre compte.

Lorsque vous ne vous êtes pas créé de compte : vos données sont conservées pendant 3 ans à des fins de prospection.  

En outre, les données relatives à vos transactions (à l’exception de vos données bancaires) sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans. 
Finalité
Exécuter votre commande, effectuer les opérations relatives à la gestion des clients concernant les contrats, commandes, livraisons, factures, et suivi de la relation avec les clients
Base légale
Exécution d’un contrat que vous avez souscrit
Durées de conservation
Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée de la relation contractuelle et augmentée d’un délai de 3 ans à compter de la fin de cette dernière. 

En outre, les données relatives à vos transactions (à l'exception de vos données bancaires) sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans. 

Concernant les données relatives à votre carte bancaire, elles sont conservées par notre prestataire de service de paiement pendant la durée de votre abonnement.

Les données relatives au cryptogramme visuel ou CVV2, inscrites sur votre carte bancaire, ne sont pas stockées.
Finalité
Constituer un fichier de clients et prospects 
Base légale
Notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité
Durées de conservation
Pour les clients : les données sont conservées pendant toute la durée de la relation commerciale et sont supprimées à l’expiration d’un délai de 3 ans à compter de la fin de la relation commerciale. 

Pour les prospects : les données sont conservées pendant un délai de 3 ans à compter de votre dernier contact.

En tout état de cause, les données relatives à vos transactions (à l'exception de vos données bancaires) sont archivées à des fins probatoires pendant une durée de 5 ans.
Finalité
Adresser des newsletters, sollicitations et messages promotionnels
Base légale
Pour les clients : notre intérêt légitime à développer et promouvoir notre activité

Pour les prospects : votre consentement
Durées de conservation
Les données sont conservées pendant 3 ans à compter de votre dernier contact. 
Finalité
Répondre à vos demandes d’information 
Base légale
Notre intérêt légitime à répondre à vos demandes
Durées de conservation
Les données sont conservées pendant le temps nécessaire au traitement de votre demande d’information et supprimées une fois la demande d’information traitée.
Finalité
Se conformer aux obligations légales applicables à notre activité 
Base légale
Obligations légales et réglementaires 
Durées de conservation
Pour les factures : les factures sont archivées pendant une durée de 10 ans. 

Les données relatives à vos transactions (à l’exception des données bancaires) sont conservées pendant 5 ans.
Finalité
Traiter vos candidatures 
Base légale
Exécution de mesures précontractuelles
Durées de conservation
Les données sont conservées pendant la durée du traitement de votre candidature. 

En cas d’issue négative à votre candidature, nous pouvons souhaiter conserver vos données, le cas échéant nous vous le ferons savoir. En l’absence d’opposition de votre part à une telle conservation de vos données, nous conservons les données pendant 2 ans à compter de votre dernier contact.
Finalité
Gérer les demandes d’exercice de droits 
Base légale
Obligations légales et réglementaires
Durées de conservation
Si nous vous demandons un justificatif d’identité : nous le conservons seulement pendant le temps nécessaire à la vérification d’identité. Une fois la vérification effectuée, le justificatif est supprimé.

Si vous exercez votre droit d’opposition à exercer de la prospection : nous conservons cette information pendant 3 ans.
Nous utilisons également les critères suivants pour déterminer la durée de conservation des données à caractère personnel en fonction du contexte et des finalités de chacun des traitements :
• la date de notre dernière prise de contact ;
• des raisons de sécurité (par exemple, la sécurité de nos systèmes d’information) ;
• tout différend ou litige en cours ou potentiel avec une personne concernée ;
• toute obligation légale de conserver ou d’effacer les données à caractère personnel (par exemple, une obligation de conservation imposée par une loi comptable ou fiscale).
9. Vos données sont-elles susceptibles d’être transférées hors de l’Union européenne ?
Vos données sont stockées sur les serveurs de la société Google Cloud Belgique.
Ces dernières peuvent être transférées hors de l’Union européenne dans le cadre des outils que nous utilisons et de nos relations avec nos sous-traitants (voir article 5 « Qui sont les destinataires des données ? »).
Ce transfert est sécurisé au moyen des outils suivants :
- Soit ces données sont transférées dans un pays ayant été jugé comme offrant un niveau de protection adéquat par une décision de la Commission Européenne ;
- Soit nous avons conclu avec nos sous-traitants un contrat spécifique encadrant les transferts de vos données en dehors de l’Union Européenne, sur la base des clauses contractuelles types entre un responsable de traitement et un sous-traitant, approuvées par la Commission Européenne.
10. Quels sont vos droits sur vos données ?
Vous disposez des droits suivants s’agissant de vos données à caractère personnel :
• Droit à l’information : C’est justement la raison pour laquelle nous avons rédigé la présente charte.
• Droit d’accès : Vous avez le droit d’accéder à tout moment à l’ensemble de vos données à caractère personnel.
• Droit de rectification : Vous avez le droit de rectifier à tout moment vos données à caractère personnel inexactes, incomplètes ou obsolètes.
• Droit à la limitation : Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel dans certains cas définis à l’art.18 du RGPD.
• Droit à l’oubli : Vous avez le droit d’exiger que vos données à caractère personnel soient effacées, et d’en interdire toute collecte future.
• Droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), si vous considérez que le traitement de vos données à caractère personnel constitue une violation des textes applicables.
• Droit de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données à caractère personnel après votre mort.
• Droit d’opposition : Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel. Notez toutefois que nous pourrons maintenir leur traitement malgré cette opposition, pour des motifs légitimes ou la défense de droits en justice.
Vous pouvez exercer ces droits en nous écrivant aux coordonnées ci-dessous. Nous pourrons vous demander à cette occasion de nous fournir des informations ou documents complémentaires pour justifier de votre identité.
Veuillez noter que vous êtes susceptible d’exercer vos droits vis-à-vis de la Société uniquement dans la mesure où nous traitons vos données à caractère personnel en qualité de responsable du traitement. 
11. Point de contact en matière de données personnelles
Email de contact :admin@fleex.com
Adresse de contact : BAHOUSE, 120 BIS RUE CAMILLE DESMOULINS 02100 SAINT-QUENTIN
12. Modifications
Nous pouvons modifier à tout moment la présente charte. Ces modifications s’appliqueront à la date d’entrée en vigueur de la version modifiée. Vous êtes donc invité à consulter régulièrement la dernière version de cette charte.
Entrée en vigueur : 01/03/2021